Τα οικιακά αρχεία είναι ένας αιώνιος γρίφος για κάθε οικογένεια: διαβατήρια, πιστοποιητικά, συμβόλαια, κάρτες εγγύησης είναι πάντα χαμένα, τσαλακωμένα, βρώμικα ή κολλημένα μεταξύ τους.
Οι τυποποιημένοι φάκελοι και οι φάκελοι με δεσίματα συχνά απλώς προσθέτουν στο χάος, επειδή το περιεχόμενο είναι αδύνατο να το δει κανείς χωρίς να τα ψάξει όλα, σύμφωνα με τον ανταποκριτή του .
Οι πολυμήχανοι εργαζόμενοι στα γραφεία έχουν μεταφέρει εδώ και καιρό τις αρχές της αρχειοθέτησης στο σπίτι και το αποτέλεσμα έχει ξεπεράσει τις προσδοκίες. Τα συνηθισμένα διαφανή συνημμένα αρχεία που εισάγονται σε έναν συνηθισμένο φάκελο μπορούν να κάνουν πραγματικά μαγικά με τα έγγραφα.
Φωτογραφία: Pixabay
Κάθε φύλλο βρίσκεται σε μια ξεχωριστή διαφανή τσέπη, προστατευμένο από τη σκόνη, τα λιπαρά δάχτυλα και τις τυχαίες διαρροές. Δεν χρειάζεται να ξεφυλλίζετε τη στοίβα για να βρείτε το χαρτί που χρειάζεστε – μπορείτε να δείτε τα πάντα με μια ματιά μέσα από το διαφανές πλαστικό, ακριβώς όπως σε μια βιτρίνα καταστήματος.
Το κύριο πλεονέκτημα του συστήματος αρχειοθέτησης είναι ότι τα έγγραφα δεν μπορούν να κολληθούν μεταξύ τους. Τα πιστοποιητικά γάμου ή γέννησης τυπωμένα σε σφραγισμένο χαρτί τείνουν να κολλάνε μεταξύ τους σε μια στοίβα, ειδικά σε υγρά κλίματα, και αν προσπαθήσετε να τα διαχωρίσετε, το χρωματικό στρώμα υποφέρει.
Στα αρχεία, κάθε έγγραφο ζει τη δική του ζωή, χωρίς επαφή με τα γειτονικά του, και διατηρεί την άριστη κατάστασή του για δεκαετίες. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τις κάρτες εγγύησης και τις επιταγές, οι οποίες χάνονται για πάντα όταν οι συσκευές χαλάσουν μόλις την επομένη της λήξης της εγγύησης.
Στο σύστημα αρχείων, μπορείτε να τις κατηγοριοποιήσετε: μικρές συσκευές, μεγάλες συσκευές, ηλεκτρονικές συσκευές – και να τοποθετήσετε ένα αυτοκόλλητο με την ημερομηνία λήξης της εγγύησης απευθείας στο αρχείο. Τότε χρειάζεται ένα λεπτό για να βρείτε το σωστό χαρτί αντί για μια ώρα πανικού.
Για τα διαβατήρια και άλλα πολύτιμα έγγραφα που πρέπει να βγαίνουν σπάνια, τα αρχεία είναι επίσης κατάλληλα, αλλά είναι προτιμότερο να χρησιμοποιείτε διπλή προστασία: πρώτα στο αρχείο και μετά στο φάκελο με φερμουάρ. Αυτή η μέθοδος εξασφαλίζει ότι ακόμη και σε περίπτωση πλημμύρας στον επάνω όροφο των γειτόνων, το νερό δεν θα φτάσει στα πιο σημαντικά έγγραφα και το πλαστικό δεν θα τα αφήσει να υγρανθούν και να μουχλιάσουν, όπως συμβαίνει συχνά με τους συνηθισμένους φακέλους.
Πολλοί άνθρωποι αποθηκεύουν έγγραφα σε χρωματιστούς φακέλους με βάση τα χρώματα του ουράνιου τόξου, ελπίζοντας στην οπτική μνήμη, αλλά αυτό είναι παγίδα. Τα χρώματα ξεχνιούνται, οι φάκελοι μπερδεύονται και καταλήγετε να ψάχνετε το πιστοποιητικό γέννησής σας σε έναν φάκελο για την εφορία.
Οι διαφανείς φάκελοι σε ομοιόμορφα ντοσιέ, με μεγάλη υπογραφή στη ράχη, στερούνται αυτού του μειονεκτήματος – τα περιεχόμενα είναι πάντα ορατά. Τέλος, η σάρωση εγγράφων και η αποθήκευση αντιγράφων στο cloud μαζί με το σύστημα αρχειοθέτησης δημιουργούν την τέλεια άμυνα κατά της ανωτέρας βίας.
Εάν το χάρτινο πρωτότυπο καεί ή βυθιστεί, υπάρχει πάντα ένα ψηφιακό αντίγραφο, και εάν ο υπολογιστής καταρρεύσει, υπάρχει ένα χάρτινο αρχείο στα αρχεία. Αυτό το σύστημα αποθήκευσης δύο επιπέδων αποδίδει εκατονταπλάσια στην πρώτη σοβαρή ασφαλιστική απαίτηση ή απώλεια διαβατηρίου.
Διαβάστε επίσης
- Γιατί το βερνίκι παπουτσιών πρέπει να εφαρμόζεται το βράδυ και όχι πριν βγείτε έξω: Εθιμοτυπία παπουτσιών για πολυάσχολους ανθρώπους
- Γιατί δεν πρέπει να σφουγγαρίζετε τα πιάτα σας για περισσότερες από τρεις ημέρες: Η αλήθεια για την αποχέτευση της κουζίνας
